Sätt färg på arkivet
Undersökningar visar att på de företag där man tar färg till hjälp
när man arkiverar projekt, minskar man tiden det tar att leta upp gamla
projekt med minst 33 %!
Här följer tre olika sätt som du kan använda färg på för att lättare
hitta bland arkiverat material och därigenom öka produktiviteten:
1. Skilj mellan olika kategorier. Den mest uppenbara fördelen med att
använda färg när du arkiverar dina dokument, är att det blir så enkelt
att dela in dokumenten i olika kategorier, som du sedan lätt kan skilja
på. Anta att du behöver arkivera tre olika slags kundregister: ett för
ordrar, ett för leveranser och ett för fakturor. Om du arkiverar alla
orderdokument i röda mappar, alla leveranspapper i gröna mappar och alla
fakturor i gula mappar är risken väldigt liten för att du ska blanda
ihop dokumenten eftersom du alltid lätt kan se vad som ska arkiveras var.
2. Gruppera dina dokument. I ett hängmappsystem från Esselte är det
bästa sättet att färgkoda, att skapa grupper med färger i varje
hängmappslåda. Om du till exempel arkiverar dokumenten i alfabetisk
ordning kan alla A-mappar vara blå, alla B-mappar vara orangefärgade och
alla C-mappar vara gröna. På det här sättet får du en sammanhängande
grupp med mappar i samma färg som alla innehåller dokument som
arkiverats under samma bokstav på samma ställe i arkivet. Det gör det
enklare för både ögat och handen att hitta en viss plats i arkivet.
Esselte erbjuder sammanlagt fem färger som hjälper dig att skapa
grupperingar i ditt arkiv!
3. Tillämpa omvänd psykologi. Ett annat sätt att förbättra arkivet på är
att använda färgmappar som går att vända ut och in. Esseltes färgmappar
är ljusare på insidan än på utsidan. Det gör att du kan vända mapparna
ut och in och därigenom öka antalet färgnyanser ytterligare!
