Snabb arkivering är lösningen
På de flesta kontor i dag är tempot väldigt högt och ingen tycks
riktigt hinna med att arkivera sina dokument på regelbunden basis. Även
om det kan tyckas svårt, rekommenderar vi att du arkiverar dina papper
så fort som möjligt. Det vill säga, så snart du är klar med ett papper
som hamnat på ditt skrivbord, bör du arkivera det.
Det finns flera anledningar till att denna taktik fungerar. Här är fem
är dem:
1) Förhindra att dokument försvinner eller arkiveras på fel ställe. Ju
längre ett dokument ligger och skräpar på skrivbordet, på en hylla eller
någon annanstans utom i arkivet, desto större är risken att dokumentet
försvinner, hamnar i soporna eller göms i fel hög. Om du låter ett
papper ligga tills du har en hel hög som ska arkiveras, ökar risken för
att du arkiverar det på fel ställe.
2) Se till att säkra konfidentiell information. Många dokument
innehåller information som inte är avsedd för alla och envar, det kan
gälla både budgetdokument och personlig information om anställda och
kunder. Om sådana dokument ligger framme i stället för att arkiveras på
en gång, ökar risken att någon obehörig får tag i informationen.
3) Öka produktiviteten. Om allt som ska finnas i mappen verkligen finns
där när en kollega behöver tillgång till materialet, behöver man lägga
mindre tid på att söka efter dokument i arkivskåpet. Det hjälper till
att göra din avdelning och kanske hela företaget effektivare och mer
produktivt, vilket i sin tur troligen kommer att göra ditt jobb lättare.
4) Undvik förväxling. Om du lägger dina dokument i mappar på en gång i
stället för att låta dem ligga på skrivbordet minskar risken för
förväxling av dokument. I en mapp som är ordentligt märkt ligger alla
papper prydligt på sin plats, i stället för att ligga strödda runt
kontoret.
5) Få till ett renare skrivbord. I stället för att samla dokument på hög
på skrivbordet, kan du genom att arkivera pappren på en gång skapa
större utrymme på skrivbordet och därigenom förändra utsikten!
