Effektiva lösningar
Webbkonferens
Dina projektmedlemmar sitter alla i olika länder, de har
fullspäckade kalendrar, det råder tidsbrist och budgeten är
stram men du kan helt enkelt inte klara dig utan ett möte. Då
finns det bara en lösning - webbkonferens, eller webbmöte som
det även kallas.
Vad är en webbkonferens?
Ett webbmöte sker i en virtuell miljö. Deltagarna förblir sittandes vid sina egna skrivbord men de kan ändå kommunicera direkt med sina kollegor över hela världen i realtid. Dokumenten som diskutera ligger inte längre på konferensbordet och inte heller projicerade på en duk - de finns i stället på deltagarnas skrivbord eller syns på deras egna datorskärmar (via internet).
Samtal sker via telefonen eller via en chat online.
Vad är fördelarna med ett webbmöte?
Att arrangera ett webbmöte är mycket lättare än att arrangera ett personligt möte. Det behövs ju inte planeras efter resplaner utan den tid som behövs är endast den som går åt till själva mötet. Det blir enklare att hitta en tid när alla har möjlighet att delta, möten kan planeras med kort framförhållning och chansen blir större att projektets tidsplan hålls. Ingen övertid, ingen kostnad för uppehälle och resor. Till och med korta avstämningsmöten kan med detta bli möjligt, oavsett antal deltagare.
Men detta är långt ifrån allt: på ett webbmöte kan man inte bara presentera dokument utan även arbeta med dem tillsammans med de andra mötesdeltagarna och direkt göra de ändringar som ni beslutar er för eller uppdatera siffror. Detta innebär att alla kan se senaste statusen och använda den som bas för fortsatt diskussion. Då kan en åtgärdsplan antas snabbare och det blir färre missöden. Effektiviteten ökas och ett effektivt företag är ett konkurrenskraftigt företag.
Hur går ett webbmöte till?
Allt du behöver i teknikväg är en PC med internetuppkoppling och en telefon eller ett headset!
Nu kan en av två saker hända, antingen betalar du en avgift till en extern server som tillhandahålls av ett företag som erbjuder webbkonferenser eller så köper du en licens och installerar en mjukvara för webbkonferenser på din egen företagsserver. Den senare lösningen är vanligast för större företag där webbmöten är vanligt förekommande och säkerheten är viktig.
Sedan då? Värden bjuder in deltagarna till webbkonferensen genom att skicka ett mail med en länk - den virtuella platsen för mötet - och även en kod för att logga in. När tiden för mötet närmar sig loggar deltagarna in till konferensen genom att använda koden. De kan nu se värdens skärm i ett fönster på deras egen dators skrivbord och följa vad som händer där (man delar skrivbord). Oftast kan de även arbeta på värdens skrivbord genom att använda sin egen mus och sitt eget tangentbord, på så sätt kan deltagarna arbeta med dokument tillsammans. Det är även möjligt att byta till en annan deltagares dator under själva mötet. De flesta webbkonferenser erbjuder flera tilläggstjänster som till exempel simultan översättning eller inspelning.
Är webbmöten säkra?
Dataöverföringen är oftast säkrad genom att använda SSL 128-bitskryptering, och vissa leverantörer erbjuder ännu säkrare alternativ.
Hur mycket kostar ett webbmöte?
Detta beror på leverantören och vilken lösning som du väljer, till exempel om du väljer en fast avgift för licensen eller om du väljer att betala per möte och antal deltagare.
På internet hittar du även gratis demoversioner men dessa har oftast begränsade funktioner och kan endast användas under en kortare tidsperiod.
Vad är en webbkonferens?
Ett webbmöte sker i en virtuell miljö. Deltagarna förblir sittandes vid sina egna skrivbord men de kan ändå kommunicera direkt med sina kollegor över hela världen i realtid. Dokumenten som diskutera ligger inte längre på konferensbordet och inte heller projicerade på en duk - de finns i stället på deltagarnas skrivbord eller syns på deras egna datorskärmar (via internet).
Samtal sker via telefonen eller via en chat online.
Vad är fördelarna med ett webbmöte?
Att arrangera ett webbmöte är mycket lättare än att arrangera ett personligt möte. Det behövs ju inte planeras efter resplaner utan den tid som behövs är endast den som går åt till själva mötet. Det blir enklare att hitta en tid när alla har möjlighet att delta, möten kan planeras med kort framförhållning och chansen blir större att projektets tidsplan hålls. Ingen övertid, ingen kostnad för uppehälle och resor. Till och med korta avstämningsmöten kan med detta bli möjligt, oavsett antal deltagare.
Men detta är långt ifrån allt: på ett webbmöte kan man inte bara presentera dokument utan även arbeta med dem tillsammans med de andra mötesdeltagarna och direkt göra de ändringar som ni beslutar er för eller uppdatera siffror. Detta innebär att alla kan se senaste statusen och använda den som bas för fortsatt diskussion. Då kan en åtgärdsplan antas snabbare och det blir färre missöden. Effektiviteten ökas och ett effektivt företag är ett konkurrenskraftigt företag.
Hur går ett webbmöte till?
Allt du behöver i teknikväg är en PC med internetuppkoppling och en telefon eller ett headset!
Nu kan en av två saker hända, antingen betalar du en avgift till en extern server som tillhandahålls av ett företag som erbjuder webbkonferenser eller så köper du en licens och installerar en mjukvara för webbkonferenser på din egen företagsserver. Den senare lösningen är vanligast för större företag där webbmöten är vanligt förekommande och säkerheten är viktig.
Sedan då? Värden bjuder in deltagarna till webbkonferensen genom att skicka ett mail med en länk - den virtuella platsen för mötet - och även en kod för att logga in. När tiden för mötet närmar sig loggar deltagarna in till konferensen genom att använda koden. De kan nu se värdens skärm i ett fönster på deras egen dators skrivbord och följa vad som händer där (man delar skrivbord). Oftast kan de även arbeta på värdens skrivbord genom att använda sin egen mus och sitt eget tangentbord, på så sätt kan deltagarna arbeta med dokument tillsammans. Det är även möjligt att byta till en annan deltagares dator under själva mötet. De flesta webbkonferenser erbjuder flera tilläggstjänster som till exempel simultan översättning eller inspelning.
Är webbmöten säkra?
Dataöverföringen är oftast säkrad genom att använda SSL 128-bitskryptering, och vissa leverantörer erbjuder ännu säkrare alternativ.
Hur mycket kostar ett webbmöte?
Detta beror på leverantören och vilken lösning som du väljer, till exempel om du väljer en fast avgift för licensen eller om du väljer att betala per möte och antal deltagare.
På internet hittar du även gratis demoversioner men dessa har oftast begränsade funktioner och kan endast användas under en kortare tidsperiod.